Die umfassenden Aufgaben im Rahmen des Human-Resource-Management (HRM) betreffen nahezu sämtliche Herausforderungen in der Personalarbeit. Von der Rekrutierung der besten Talente über Personalgestaltung bis zu Koordinationsaufgaben und Personalentwicklung reichen die HR-Prozesse. Zudem sind zahlreiche weitere Abteilungen mit der HR-Abteilung verknüpft. Dies geht oftmals zu Lasten der Kernaufgaben des HR-Managements. Einen Beitrag zur Prozessoptimierung in den HR können bestimmte Softwarekonzepte leisten.
HRM und Prozessoptimierung
Etliche Prozesse im HR-Management und verwandter Abteilungen belasten Ressourcen und zeitliche Kapazitäten. Betriebsabläufe unterschiedlicher Art sind mit den Human Resources eng verzahnt und behindern durch ihre Routineaufgaben die wesentlichen HR-Prozesse. Dies hat zur Folge, dass wichtige Kernaufgaben wie Personal-       und Talententwicklung hinter Supportaufgaben zurückbleiben. Unterstützungsprozesse des Human Resource Managements betreffen fast die gesamte Unternehmensadministration.
Maßnahmen zur Optimierung von Betriebsabläufen können unter dem Begriff Prozessmanagement zusammengefasst werden. Hierunter fallen Aufgaben der Planung und Organisation sowie der Steuerung und Kontrolle der unternehmensinternen Wertschöpfungskette. Während Prozessmanagement in vielen Unternehmensabteilungen verbreitet ist, findet dieser Aufgabenbereich innerhalb der HR-Abteilung kaum Anwendung. Dies hängt unter anderem mit der Vielseitigkeit der HR-Aufgaben und ihrer engen und direkten Verzahnung mit anderen Unternehmensbereichen zusammen. Doch auch die Human Resources zeigen in bestimmten Arbeitsbereichen Handlungsspielräume, etwa dort, wo routinemäßig und regelmäßig sehr ähnliche Informationen benötigt werden. Dies betrifft etwa Standard-Vorlagen oder oft benötigte Formulare.
Eine Form der Optimierung findet sich in solchen Bereichen etwa in der Digitalisierung von Akten. Optimierungsspielräume sind ebenso dort gegeben, wo oft strukturgleiche Fragen aus unterschiedlichen Unternehmensabteilungen beantwortet werden müssen. Aufgrund sehr ähnlicher Anforderungen bieten sich auch Aufgaben wie Einladungen, Bewerbermanagement und Gesprächskoordination zur Optimierung durch die Nutzung von Softwarelösungen an. Ziel der Prozessoptimierung ist die unternehmerische Zielerreichung, was in der HR-Abteilung im Wesentlichen mit der Rekrutierung der vielversprechendsten Bewerber und der fortdauernden Förderung von Kompetenzen im bestehenden Personal zusammenhängt.
Arbeitszeugniserstellung als optimierbare HR-Aufgabe
Kein Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, kommt ohne die Erstellung von Arbeitszeugnissen aus. Dies ist eine Aufgabe, die hohe Präzision und Rechtssicherheit erfordert, da jedem Arbeitnehmer mit Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis zusteht, das ganz bestimmten Richtlinien genügen muss. Das zugrunde liegende juristische Regelwerk ist aufwändig und Arbeitszeugnisse können bei kleiner Abweichung von Arbeitnehmer rechtlich beanstandet werden. Unter anderem sieht das Arbeitsrecht genaue Kriterien zu Aufbau und Inhalten vor. Zudem unterliegen Arbeitgeber der Wohlwollenspflicht. Überdies dürfen bestimmte Angaben ohne Einwilligung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis nicht gemacht werden. Fähigkeiten, Kompetenzen und Arbeitsleistungen sind angemessen und wohlwollend zu bewerten. Software-Konzepte versprechen eine enorme Erleichterung in der Zeugniserstellung. Die sonst zeitaufwändige Erstellung, durch welche die HR-Abteilung von weiteren Aufgaben abgehalten wird, kann durch Softwarelösungen rationalisiert werden.
Mit Softwarelösungen zum schnellen und rechtssicheren Arbeitszeugnis
Einige Software-Anbieter haben sich mit ihren Konzepten auf die Erstellung von Arbeitszeugnissen spezialisiert. Die Software-Angebote werden immer wirkmächtiger und ermöglichen durch Vorlagen und intelligente Voreinstellungen schon in wenigen Klicks korrekte Arbeitszeugnisse. Diese erfüllen alle formalen Anforderungen an ein rechtssicheres Zeugnis. Der aktuelle HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2017 des renommierten Spezial-Anbieters Haufe stellt ein bewährtes Konzept dar. Die namhafte Zeugnis-Software führt Personalverantwortliche schon in wenigen intuitiven Schritten zum professionellen und korrekten Arbeitszeugnis. Damit leistet der Zeugnis Manager einen Beitrag zur Prozessoptimierung in den Human Resources und hilft der Abteilung dabei, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.