Bild: © hivr.ai – Felix Undeutsch Geschäftsführer hivr.ai
Design Offices implementiert E-Mail-KI von hivr.ai in allen 50 Standorten – schnellere Reaktion, Zeitgewinn für persönliche Beratung und mehr Umsatz im Tagungs- und Eventbereich
Design Offices, Deutschlands führender Anbieter für flexible Work Spaces, hat eine KI-Lösung zur Bearbeitung von E-Mail-Anfragen getestet. Ziel war es, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren und Zeit für persönliche Beratung zu gewinnen. Dafür wurden in drei Monaten 5.000 E-Mails am Standort München automatisch bearbeitet. Im Ergebnis konnte Design Offices 250 Arbeitsstunden einsparen und 100.000 Euro Zusatzumsatz generieren. Die Lösung des Technologieunternehmens hivr.ai wird nun auf alle 50 Design-Offices-Standorte ausgeweitet.
Problemlöser für unstrukturierte E-Mail-Anfragen
Rund 70 Prozent aller Raum- und Tagungsanfragen werden unstrukturiert per E-Mail verschickt. Für Anbieter wie Design Offices, die deutschlandweit jährlich mehr als 150.000 solcher E-Mails bearbeiten, bedeutet das einen massiven Zeitaufwand. Daniel Knöller, Commercial Director bei Design Offices, erklärt: „Jede E-Mail muss von unseren Mitarbeitern manuell in verschiedene Systeme übertragen werden, um Preise und Verfügbarkeiten zu prüfen. Dies dauert im Schnitt 20 bis 30 Minuten pro Angebot – ein ineffizienter Zeitfresser, wenn man bedenkt, dass nur drei von zehn Angeboten tatsächlich in Buchungen konvertieren.“
Um diesen Prozess zu vereinfachen, entschieden sich die Veranstaltungsexperten von Design Offices für die hivr.ai-Technologie. Diese ermöglicht eine automatische Verarbeitung eingehender E-Mails, einschließlich der Prüfung auf Relevanz, Preis und Verfügbarkeit. Nach Eingang der E-Mail zeigt die Lösung alle verfügbaren Besprechungsräume an allen Standorten an und bietet Antwortmöglichkeiten. Gleichzeitig werden die Daten in das Kundendaten-Management-System (CRM) übertragen, was die manuelle Dateneingabe reduziert und Fehler minimiert.
Weniger Administration, mehr Zeit für Kundenberatung
Nach drei Monaten zieht Knöller ein positives Fazit: „Durch die Automatisierung schaffen wir mehr Freiraum für Kundenberatung, während wir unsere Prozesse auf ein neues Level der Effizienz heben.“ Felix Undeutsch, Geschäftsführer von hivr.ai, ergänzt: „Die beschleunigte Bearbeitung von Anfragen erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern hebt auch die Kundenzufriedenheit mit dem Ergebnis, dass mehr Angebote in Buchungen münden.“
Die Implementierung der hivr.ai-Technologie ist der erste Schritt eines Transformationsprozesses von Design Offices. Bereits im Januar 2025 wird das Unternehmen gemeinsam mit hivr.ai weitere Vertriebskanäle aktivieren, dann in Kooperation mit Partnern wie Meeta-X, meetago, MICEPortal, Cvent, Aloom und Meetingselect.