Wie eine Rechnung aussehen muss, ist im Umsatzsteuergesetz umfassend dargelegt. Die Vorschriften und Regeln zu den Pflichtangaben sind hauptsächlich wichtig für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Überdies spielen hinsichtlich der Rechnungsgestaltung aktuell das Thema elektronische Rechnung und passende Rechnungsprogramme eine wichtige Rolle, denn ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Wir erklären, welche Rechnungsangaben für die Vollständigkeit essenziell sind und welche zusätzlichen Angaben relevant sein können.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung wurden immer wieder durch den Gesetzgeber geändert oder erhöht. Eine Rechnung muss zahlreiche Pflichtangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Diese Abhängigkeit von Vorsteuerabzug und korrekter Rechnung besteht seit Anfang des Jahres 2004. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sich stets über die aktuellen Anforderungen auf dem Laufenden zu halten und sich regelmäßig zu informieren, ob es Neuerungen hinsichtlich der Rechnungsstellung gibt.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift sowohl vom Rechnungssteller als auch vom Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Rechnungsstellung
• Bezeichnung der in Rechnung gestellten Produkte oder Dienstleistungen mit Mengenangaben bzw. Angaben zum Umfang
• Zeitpunkt der Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung
• Zwischensummen und Endsumme aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Vorab vereinbarte Reduzierungen der Endsumme – beispielsweise durch Skonti oder Rabatte
• Endsumme und darauf anfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Es ist auch möglich, dass der Leistungsempfänger die Rechnung als Gutschrift selbst ausstellt. In diesem Fall muss die Gutschrift als solche eindeutig durch den entsprechenden Vermerk „Gutschrift“ kenntlich gemacht sein. Ferner gibt es Pflichtangaben, die nur bei speziellen Leistungen angegeben werden müssen. Diese betreffen:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge
• Reiseleistungen
• Differenzbesteuerung
• Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Übrigens ist der Rechnungsempfänger in der Pflicht, die Angaben auf der Rechnung auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen. Bei Angaben wie der Steuernummer, bei denen der Rechnungsempfänger nicht erkennen kann, ob diese korrekt sind, bleibt der Vorsteuerabzug allerdings auch erhalten, wenn diese falsch sind.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss keine Umsatzsteuer ausweisen. Die wichtigsten Pflichtangaben für eine Rechnung müssen dennoch gemacht werden, es entfallen allerdings die Angaben zum Steuerausweis. Es ist zudem nicht verpflichtend, aber üblich, die Rechnung dementsprechend mit einem Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG zu versehen.

Vereinfachte Vorschriften für Kleinstbetragsrechnungen

Ein weiterer Sonderfall sind Rechnungen über einen Gesamtbetrag, der unter 250 € brutto liegt. Diese sogenannten Kleinstbetragsrechnungen können von vereinfachten Vorschriften Gebrauch machen, sofern sie nicht unter die Versandhandelsregelung oder innergemeinschaftliche Lieferungen fallen und die Steuerschuldnerschaft nicht beim Leistungsempfänger liegt.

Es genügen folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge, Umfang und Art der berechneten Gegenstände bzw. Dienstleistungen
• Entgelt mit Steuerbetrag
• Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 wird auf der Grundlage des Wachstumschancengesetzes die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für Umsatzsteuerzwecke verpflichtend. Dies bringt neue technische Anforderungen wie die Integration in aktuell genutzte Systeme und Datenschutzfragen mit sich. Die Pflichtangaben auf einer E-Rechnung sind jedoch die gleichen wie auf der Papierrechnung oder Rechnungen als PDF. Der entscheidende Unterschied zwischen E-Rechnung und herkömmlichen Rechnungen ist, dass die elektronische Rechnung einen strukturierten Datensatz abbildet, während die Papierrechnungen und PDF-Rechnungen für Menschen lesbare Darstellungen sind. Das Datenformat der E-Rechnung ermöglicht den direkten Import in verarbeitende Systeme.

Weitere sinnvolle Angaben

Einige Angaben auf der Rechnung sind zwar nicht verpflichtend, aber sinnvoll, da sie zu einem einfacheren und schnelleren Zahlungsverkehr führen können. Dazu gehören Angaben zum Zahlungsziel und zur Bankverbindung des Zahlungsempfängers. Auf diese Weise hat der Rechnungsempfänger alle wichtigen Punkte für das Begleichen der Rechnung auf einen Blick verfügbar.

Praxistipp für Rechnungsprogramme

Nicht zuletzt aufgrund der Umstellung auf E-Rechnungen lohnen sich für viele Unternehmen Rechnungsprogramme zur Erstellung ordnungsgemäßer Rechnungen oder eine passende Buchhaltungssoftware. Diese Programme können den Prozess der Rechnungsstellung vereinfachen und Fehler reduzieren – etwa durch die automatisierte Erstellung fortlaufender Rechnungsnummern oder Vorlagen für Spezialrechnungen und Sonderfälle.

Bei der Wahl des passenden Rechnungsprogramms sollte darauf geachtet werden, dass die Anwendungsmöglichkeiten zu den Anforderungen des Unternehmens passen. So kann es abhängig von der Unternehmensart wichtig sein, dass das Programm auch Bestellwesen und Lagerverwaltung einschließt oder die notwendigen Schnittstellen für den Rechnungsversand an Behörden mitbringt. Im Idealfall ist das Programm flexibel anpassbar und kann mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen wachsen.