Wer ein Geschäft eröffnet, muss viele Dinge bedenken. Besonders gilt es, den Warenbestand im Blick zu behalten. Längst gibt es viele unterschiedliche Softwarelösungen, die das Thema Warenwirtschaft sowohl für Einsteiger als auch für Fortgeschrittene leicht zugänglich machen. Die Systeme schaffen Überblick und stehen im alltäglichen Geschäft schnell und zuverlässig zur Seite. Doch nicht jedes System ist für jede Veränderung und jeden Wachstumsschritt des Unternehmens geeignet. Wenn Sie strategische Veränderungen planen, sollten Sie auch darüber nachdenken, ob das verwendete Warenwirtschaftssystem noch immer das richtige ist.
Warenwirtschaftssysteme
Die Grundfunktionen unterschiedlicher Warenwirtschaftssysteme sind ähnlich, da die Hauptaufgabe dieser Programme stets darin liegt, die Warenströme im Unternehmen zu verfolgen. Grundsätzlich werden daher Lagerbestand, Einkäufe, Verkäufe und Retouren im Warenwirtschaftssystem erfasst. Ein modernes Warenwirtschaftssystem bietet darüber hinaus weitere Features, die sich als sehr nützlich erweisen können:
– Kundendatenbank
– Bestellmanagement
– Rechnungen und Mahnungen
– Lieferanten
РErfassung von Geldstr̦men
Wer das Warenwirtschaftssystem von Beginn an pflegt, wird sich in den in der folgenden Zeit viel Ärger und Nerven sparen. Probleme wie ausverkaufte Artikel, verspätete Lieferungen oder falsche Bestellungen werden schneller erkannt und können somit auch besser bearbeitet werden. Dies dient letzten Endes auch der Kundenbindung.
Die Qual der Wahl – warum es umständlich ist, das System zu wechseln
Die Wahl des richtigen Warenwirtschaftssystem richtet sich neben der Größe des Unternehmens auch nach den geplanten Vertriebswege und den Zukunftsplänen. So gibt es spezielle Systeme, die für den Onlinehandel optimiert sind und sich leicht in den eigenen Onlineshop integrieren lassen. Grundsätzlich gilt dabei zu beachten, dass das Warenwirtschaftssystem bald zur wichtigsten Software eines Handelsunternehmens wird. Ein nachträglicher Wechsel ist oft mit großen Aufwand verbunden, weil die einzelne Warenwirtschaftssystem nur rudimentär kompatibel zueinander sind. Am einfachsten gelingt der Wechsel, wenn das alte und das neue Warenwirtschaftssystem Datenbanken in gleichen oder ähnlichen Formaten benutzen. Viele Programme bieten dazu entsprechende Export- und Importfunktionen. Nacharbeit wird aber in der Regel notwendig sein. Das Einführen eines Warenwirtschaftssystem bei Unternehmensgründung bietet genügend Kapazitäten um anfallende Basisaufgaben zu bearbeiten. Entsprechende Zusatzfunktionen erleichtern den Zugriff über Mobile Devices oder das Internet.
Tipp: Vor Wachstumsphasen das richtige Warenwirtschaftssystem wählen
Um beim Wechsel des Warenwirtschaftssystems Zeit und Nerven zu sparen, ist es sinnvoll, den Wechsel vor erwarteten Wachstumsphasen vorzunehmen und nicht so lange zu warten, bis man mit dem alten Warenwirtschaftssystem an die Grenzen stößt. Wenn Sie beispielsweise eine Vergrößerung des Sortiments planen, sollten sie vorab auch die Frage stellen, ob ihre bisher genutzte Software mit dieser Vergrößerung zurechtkommt. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie unbedingt wechseln, um für die Zukunft fit zu sein.