Das Universitätsklinikum Düsseldorf hat sich Anfang 2014 dazu entschieden, sein bisheriges Digitalarchiv für Patientenakten durch das ganzheitliche Archiv-, Dokumenten- und Prozessmanagementsystem PEGASOS abzulösen. Die Lösung des DMS- und Healthcare-Spezialisten Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH wird im Klinikum bereits seit 1999 für die Verwaltung der papierbasierten Patientenakten genutzt. In nur drei Monaten hat die Firma Marabu und die IT des Uniklinikums Düsseldorf die PEGASOS Aktenverwaltung auf die neueste Version aktualisiert und um ein zentrales revisionssicheres Digitalarchiv mit vielen nützlichen Funktionen erweitert. Die Daten aus dem bisherigen Archiv sind sicher migriert und im Juni wurde erfolgreich der Routinebetrieb aufgenommen.
Das übergeordnete Ziel des Klinikums ist es, die gesamte Patientenakte allen an der Patientenversorgung beteiligten Mitarbeitern jederzeit vollständig digital zur Verfügung zu stellen. Dazu werden die Papierakten nach Entlassung des Patienten intern vom Scan-Dienstleister DMI digitalisiert und in PEGASOS archiviert. Mit der Aktenverwaltungslösung kann dieser Prozess lückenlos bis hin zur Vernichtung der Akten nachvollzogen werden.
Digitale Arztbriefe und Befunde, die im Krankenhausinformationssystem (KIS) medico erzeugt wurden, werden direkt in PEGASOS archiviert. Nach und nach sollen auch digital erzeugte Dokumente aus Subsystemen im Digitalarchiv gespeichert werden. „Marabu richtet uns dafür eine standardisierte Schnittstelle auf Basis des HL7 MDM-Formats ein.“, erläutert Susanne Beyer, Projektleiterin und Administratorin im Universitätsklinikum Düsseldorf. „Die können wir dann selbstständig für alle Subsysteme, die MDM-Nachrichten unterstützen, anpassen.“ Das KIS wird über neue Dokumente in PEGASOS informiert und kann diese bei Bedarf abrufen. Die Anwender können so in ihrer gewohnten KIS-Oberfläche arbeiten. Der PEGASOS Client bietet alternativ einen KIS-unabhängigen Dokumentenzugriff.
„Neben der zentralen Archivierung patientenbezogener Informationen bietet das neue System Funktionen, die insbesondere unseren Mitarbeitern in der Patientenverwaltung oder im Medizincontrolling den Umgang mit den digitalen Dokumenten erleichtern.“, erklärt Beyer. So können in den Dokumenten farbliche Markierungen und Kommentare platziert werden, die über die Lesezeichensuche schnell gefunden und direkt aufrufbar sind. Außerdem sind die Volltextsuche und das Zusammenstellen von Aktenextrakten, z.B. für den MDK möglich. „Unsere Mitarbeiter zeigten sich nach dem Testbetrieb sehr zufrieden mit PEGASOS.“, fasst Frau Beyer zusammen. „In gemeinsamer Zusammenarbeit mit Marabu wurde das Projekt schnell und kompetent umgesetzt. Die Firma ist dabei flexibel auf unsere Wünsche eingegangen.“